Starfsreglur fyrir endurskoðunarnefnd LSS

Endurskoðunarnefnd LSS skipa:

Gerður Guðjónsdóttir sem er formaður nefndarinnar
Garðar Hilmarsson
Stefán Aðalsteinsson

Starfsreglur fyrir Endurskoðunarnefnd Lífeyrissjóðs starfsmanna sveitarfélaga (LSS)

1. gr. Markmið

Endurskoðunarnefnd er undirnefnd stjórnar og er skipuð af henni, sbr. erindisbréf dagsett 18. nóvember 2009, til að sinna verkefnum í samræmi við 108 gr. laga nr. 3/2006 um ársreikninga. Markmið nefndarinnar er  að hafa eftirlit með vinnuferlum við gerð reikningsskila til að auka traust og öryggi á fjárhagslegum upplýsingum. 

2. gr. Nefndaskipan

Nefndarmenn skulu vera óháðir endurskoðanda eða endurskoðendum lífeyrissjóðsins og meirihluti nefndarmanna skal jafnframt vera óháður lífeyrissjóðinum. Framkvæmdastjóri lífeyrissjóðsins skal ekki eiga sæti í nefndinni og komi til þess að formaður stjórnar sitji í nefndinni skal hann ekki gegna embætti formanns nefndarinnar, enda skulu framkvæmdastjóri, stjórnarformaður og formaður endurskoðunarnefndar vera þrír mismunandi einstaklingar. Nefndarmenn skulu hafa þekkingu og reynslu í samræmi við störf nefndarinnar og skal að minnsta kosti einn nefndarmanna hafa staðgóða þekkingu og reynslu á sviði reikningsskila eða endurskoðunar. Nefndarmenn eru bundnir trúnaði um málefni sjóðsins, starfsmanna, sjóðfélaga, lífeyrisþega og önnur atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu sem nefndarmenn. Birta skal skipan endurskoðunarnefndar á heimasíðu sjóðsins.

3. gr. Heimildir

Endurskoðunarnefnd hefur heimild til nauðsynlegrar upplýsingaröflunar innan sjóðsins til þess að geta uppfyllt skyldur sínar samkvæmt þessum starfsreglum.  Endurskoðunarnefnd hefur óheftan aðgang að stjórn, stjórnendum,  starfsmönnum sjóðsins, ytri endurskoðendum og innri endurskoðendum.   Endurskoðunarnefnd hefur heimildir til að leita sér ráðgjafar ef  hún telur það nauðsynlegt til að geta uppfyllt skyldur sínar en þá í samræmi við samþykkta fjárhagsáætlun stjórnar. Starfsmenn sjóðsins skulu hafa óheftan aðgang að endurskoðunarnefnd. 

4.gr. Fundir

Endurskoðunarnefnd skal  funda að lágmarki fjórum sinnum á ári og er gert ráð fyrir að allir nefndarmenn séu viðstaddir.   Það er ákvörðun nefndarinnar hvort stjórnendur lífeyrissjóðsins, innri og ytri endurskoðendur séu boðaðir á fundi.  Að lágmarki árlega skal nefndin funda með    innri og ytri endurskoðendum án þess að stjórnendur séu viðstaddir.  Nefndin skal almennt hafa óheftan aðgang að innri og ytri endurskoðendum.   Dagskrá funda skal vera undirbúin og send fyrirfram til fundarmanna.  Fundargerðir skulu vera skriflegar og samþykktar af fundarmönnum og afrit send nefndarmönnum, stjórn og stjórnendum sjóðsins.

5.gr. Ábyrgð, hlutverk og tilgangur endurskoðunarnefndar

       Endurskoðunarnefnd skal aðstoða stjórn sjóðsins við að uppfylla skyldur sínar með því að starfs sem óháður og hlutlægur aðili sem hefur eftirlit með  reikningsskilaferli sjóðsins, innra eftirliti, störfum innri og ytri endurskoðenda hans eins og nánar er tilgreint hér á eftir og í samræmi við lög við 108 gr. laga nr. 3/2006 um ársreikninga.

• Eftirlit með vinnuferli við gerð reikningsskila

Endurskoðunarnefnd skal halda minnst tvo fundi í tengslum við gerð ársreikning sjóðsins og a.m.k. einn fund í tengslum við árshlutauppgjör.  Nefndin skal fara yfir skýrslu stjórnar og reikningsskilin með stjórnendum sjóðsins áður en þau eru samþykkt af stjórn.  Nefndin skal leitast við að leysa ágreiningsmál sem kunna að koma upp á milli stjórnenda og endurskoðenda sjóðsins er varða einstaka þætti reikningsskilanna.    Nefndin skal tryggja að upplýsingagjöf til opinberra aðila sé með tryggum hætti.

• Eftirlit með fyrirkomulagi og virkni innra eftirlits sjóðsins, innri endurskoðun og áhættustýringu.

Endurskoðunarnefndin hefur eftirlit með því að stjórn lífeyrissjóðsins tryggi með stefnu sinni og verklagsreglum að sjóðurinn hafi innleitt viðeigandi innra eftirlit sem tekur á áhættu í starfseminni og að þessir eftirlitsþættir virki á áhrifaríkan hátt.  Nefndin skal yfirfara þessa þætti með stjórnendum sjóðsins og  innri og ytri endurskoðendum eftir þörfum. 

Endurskoðunarnefnd fer yfir endurskoðunaráætlun innri endurskoðenda, niðurstöður hans vinnu og viðbrögð stjórnenda við þeim.   Nefndin skal leitast við að leysa ágreiningsmál sem kunna að koma upp er varða innri endurskoðun.

Endurskoðunarnefnd skal gera stjórn grein fyrir sviksemismálum sem koma til hennar vitundar, þar sem grunur er um brot á samþykktum sjóðsins, lögum og reglum eða þar sem innra eftirlit hefur brugðist eða það er háð verulegum annmörkum. 

• Eftirlit með endurskoðun ársreiknings.

Endurskoðunarnefndin skal funda með ytri endurskoðenda sjóðsins og fara yfir endurskoðunaráætlun hans og umfang endurskoðunarinnar.  Við lok endurskoðunar ársreiknings skal nefndin funda aftur með endurskoðenda sjóðsins og yfirfara með honum helstu niðurstöður vinnu hans, atriði sem vert er að vekja athygli á, veikleika í innra eftirliti   ásamt yfirferð á endurskoðunarskýrslu ársins.   Nefndin skal kanna hvort að ágreiningur hafi komið upp á milli endurskoðenda og stjórnenda sjóðsins við endurskoðun ársins og hvort að endurskoðendur hafi fengið allan þann aðgang að upplýsingum sem þeir óskuðu eftir. Nefndin skal sömuleiðis afla upplýsinga hjá stjórnendum sjóðsins hvort þeir hafi einhverjar athugasemdir við vinnu eða aðferðafræði endurskoðanda.    Nefndin skal leitast við að leysa ágreiningsmál sem kunna að koma upp í tengslum við endurskoðun ársreiknings.

• Mat á óhæði endurskoðanda og eftirlit með öðrum störfum endurskoðanda.

Endurskoðunarnefndin skal kanna hvort að ákvæðum laga nr. 79/2008 um endurskoðendur sé fylgt.  Nefndin skal móttaka skriflega staðfestingu endurskoðenda árlega að hann sé óháður lífeyrissjóðinum.  Nefndin skal ennfremur afla upplýsinga um aðra þjónustu sem endurskoðandinn veitir sjóðinum og leggja mat á hvort sú þjónusta sé ógnun við óhæði hans.   Við mat á óhæði skal gæta þess að endurskoðandi sé óháður í reynd og ásýnd.  Ef efi leikur á óhæði hans hjá vel upplýstum þriðja aðila skal hann ekki framkvæma endurskoðun ársreiknings sjóðsins.

• Tillaga til stjórnar um val á endurskoðanda.

Endurskoðunarnefndin skal setja fram tillögu til stjórnar um val á innri og ytri endurskoðenda eða endurskoðunarfyrirtæki. 

• Skýrslugjöf

Endurskoðunarnefnd skal a.m.k. árlega gefa skýrslu til stjórnar um störf og niðurstöður verkefna nefndarinnar á árinu.

6.gr. Mat

Endurskoðunarnefnd skal að minnsta kosti árlega meta starfshætti nefndarinnar, störf einstaka nefndarmanna og nefndarinnar í heild. 

7. gr. Annað

Stjórn og stjórnendur lífeyrissjóðsins geta óskað eftir  aðstoð nefndarinnar við sérstök úrlausnarefni er varða sjóðinn.

8.gr. Birting reglna

Starfsreglur þessar skulu birtar á heimasíðu sjóðsins

9. gr. Gildistaka, samþykki og breytingar á starfsreglum

Stjórn Lífeyrissjóðs starfsmanna sveitarfélaga hefur samþykkt starfsreglur endurskoðunar-nefndar sjóðsins og taka þær gildi 21. apríl 2010. Til breytinga á starfsreglunum þarf samþykki meirihluta stjórnar lífeyrissjóðsins.